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7 Sfide ERP
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7 principali sfide e rischi per l'implementazione dell'ERP
Un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) può migliorare la produttività e l'efficienza aziendale automatizzando i processi e fornendo una fonte centralizzata di dati per tutti i team della tua azienda. Ma un’implementazione ERP può essere complessa e talvolta impegnativa, soprattutto perché influisce sulle persone e sui processi aziendali dell’intera organizzazione.
Qui delineeremo alcune delle principali sfide di implementazione dell’ERP e discuteremo i modi per evitarle o superarle.
Un sistema ERP è una suite di software che supporta molte funzioni aziendali, dalla contabilità alle risorse umane, alle vendite, al marketing e all'ingegneria. Fornisce un database centrale per l'intera organizzazione, collegando più gruppi con un'unica fonte di informazioni a cui tutti possono accedere. Oltre al miglioramento della produttività e dell'efficienza dei processi, i vantaggi principali includono informazioni in tempo reale che consentono ai team di prendere decisioni migliori, più velocemente.
Un'implementazione ERP può essere complessa poiché influisce sui processi aziendali nell'intera organizzazione. E per realizzare i vantaggi del nuovo sistema, le persone spesso devono cambiare il modo in cui lavorano, spesso sostituendo processi manuali di lunga data con processi automatizzati più efficienti.
Una delle maggiori sfide nell'implementazione dell'ERP è convincere gli utenti e i gruppi funzionali a cambiare il loro modo di lavorare con la nuova soluzione. Guidare questo cambiamento richiede una forte gestione del progetto e il sostegno della leadership senior. Per sviluppare il nuovo sistema, l'organizzazione ha bisogno di un team di progetto impegnato che rappresenti tutti gli utenti della piattaforma ERP. Ciò garantisce che il software supporterà le esigenze e i processi aziendali di tutti i reparti dell’azienda.
7 sfide chiave per l'implementazione dell'ERP
Un’implementazione ERP coinvolge sia le persone che la tecnologia. Di conseguenza, potrebbe dover affrontare sfide legate alle persone, come la resistenza al cambiamento, nonché ostacoli tecnici. Le sfide comuni dell'implementazione dell'ERP includono:
1. Project Management
Le implementazioni ERP comportano più fasi: scoperta e pianificazione, progettazione, sviluppo, migrazione dei dati, test, distribuzione, supporto e aggiornamenti post-lancio. Ogni fase comporta compiti critici e tutti gli elementi devono rimanere sulla buona strada, il che richiede una meticolosa gestione del progetto. Inoltre, le implementazioni ERP di successo richiedono la partecipazione di tutti i gruppi che saranno coinvolti nello sviluppo e nell'utilizzo del sistema. Ciò può essere incredibilmente impegnativo, perché ogni dipartimento si destreggia tra le responsabilità del progetto ERP e molteplici altre priorità.
Una precisa gestione del progetto e delle persone, che includa la definizione di aspettative, tempistiche e traguardi realistici, insieme a una tempestiva comunicazione bidirezionale, è fondamentale per il successo. Come per la gestione del cambiamento, anche il sostegno dei dirigenti e degli altri top leader è essenziale per vincere questa sfida.
2. Project Planning
Le organizzazioni spesso sottovalutano il tempo e il budget necessari per un'implementazione di successo. Una delle cause più comuni di superamento del budget è lo spostamento dell'ambito, ovvero quando un'azienda aggiunge funzionalità o funzionalità al sistema che non facevano parte del piano originale, mentre un'altra sottovaluta esigenze di personale, secondo Statista.
Sviluppare un piano chiaro e realistico fin dall’inizio può aiutare a evitare questi problemi. Un piano di progetto realistico che riconosca possibili rallentamenti e lievi superamenti dei costi e li affronti in anticipo semplificherà il processo decisionale e manterrà il progetto sulla buona strada.
3. Data Integration
Uno dei principali vantaggi dell'ERP è che fornisce un'unica e accurata fonte di dati per l'intera organizzazione. Un passaggio fondamentale nell'implementazione dell'ERP è la migrazione dei dati, che in genere comporta lo spostamento dei dati da più sistemi meno recenti nel database ERP. Ma prima devi trovare tutti i tuoi dati. Questo potrebbe essere molto più impegnativo di quanto ti aspetti. Le informazioni possono essere diffuse in lungo e in largo all'interno dell'organizzazione, sepolte in sistemi contabili, applicazioni specifiche del dipartimento, fogli di calcolo e forse su carta.
Una migrazione dei dati ben pianificata può aiutare a mantenere l'intero progetto di implementazione ERP nei tempi e nel budget previsti. È anche un’opportunità per eliminare i dati obsoleti e ridondanti nascosti nei sistemi più vecchi dell’organizzazione. Al contrario, sottovalutare la priorità della migrazione dei dati può causare problemi quali dati imprecisi o duplicati e problemi con la data di attivazione.
4. Data Quality
Una volta che l'organizzazione ha individuato tutte le origini dati, può iniziare a pensare alla migrazione dei dati al sistema ERP. Ma ciò potrebbe comportare un serio esercizio di igiene dei dati. Poiché più reparti interagiscono con gli stessi clienti, prodotti e ordini, le organizzazioni spesso hanno versioni duplicate delle stesse informazioni nei loro sistemi. Le informazioni possono essere archiviate in diversi formati; potrebbero esserci incongruenze, come negli indirizzi o nell'ortografia dei nomi; alcune informazioni potrebbero essere imprecise; e potrebbe includere informazioni obsolete come clienti o fornitori che nel frattempo hanno cessato l'attività.
Garantire la qualità dei dati può diventare di per sé un progetto considerevole, che implica la convalida dei dati, l'eliminazione dei duplicati e l'aggiunta di valori mancanti prima della migrazione dei dati al sistema ERP. I nuovi dati dovrebbero inoltre essere testati approfonditamente prima di essere pubblicati nel sistema ERP. Assicurati che il tuo team comprenda l'importanza di ripulire i dati e assegna responsabilità chiare nel farlo. Ad esempio, il team contabile gestirà tutti i dati finanziari e il gruppo del servizio clienti ripulirà i dati dei clienti.
5. Change Management
Un'implementazione ERP implica molto più del semplice passaggio a un nuovo sistema software. In genere significa rivedere i processi aziendali per sfruttare i miglioramenti di efficienza e produttività possibili con la nuova soluzione. Ciò richiede un cambiamento di mentalità e un cambiamento nei processi lavorativi quotidiani per molti dipendenti, il che presenta sfide tipiche della gestione del cambiamento.
La resistenza al cambiamento può rappresentare un ostacolo formidabile; ottenere il consenso della leadership e delle parti interessate in tutti i dipartimenti nelle prime fasi del processo di implementazione è fondamentale per un'implementazione di successo. Comunicare le caratteristiche e i vantaggi del nuovo ERP a tutte le parti interessate durante tutto il processo di implementazione, in particolare agli utenti finali in prima linea. E assicurati che tutti gli utenti ricevano formazione e supporto completi per agevolare il loro percorso verso l'adozione del sistema.
6. Cost overruns
I progetti ERP sono famosi per aver superato i budget dopo l'avvio dell'implementazione. Molte organizzazioni sottovalutano la quantità di lavoro necessaria per passare a un nuovo sistema aziendale e ciò si traduce in una spesa maggiore del previsto. Questi superamenti dei costi spesso si manifestano in alcune aree diverse.
Quando le risorse interne scarseggiano, le aziende spesso utilizzano il team dei servizi di un fornitore di software o consulenti di terze parti più del previsto. Ciò è particolarmente vero se la soluzione richiede una personalizzazione significativa per soddisfare le esigenze della tua azienda. I consulenti ERP esperti, sia forniti dal fornitore che parte di una società di consulenza di terze parti, di solito gestiscono circa $ 150-175 l'ora, più le spese di viaggio. Un altro ostacolo al budget è la migrazione dei dati, che può rappresentare fino al 10-15% del costo totale del progetto, secondo ERP Focus. I costi di formazione sono un'altra spesa da considerare: i fornitori di ERP spesso offrono formazione di base gratuita ai clienti, ma potrebbe essere necessario pagare per ore o lezioni di formazione aggiuntive durante o dopo l'implementazione.
Per evitare di far esplodere il budget, le aziende dovrebbero considerare queste e altre spese trascurate e budgetare più di quanto pensano. Rientrare nel budget è sempre preferibile all'alternativa.
7. Continuous improvement
Un'implementazione ERP non è uno sforzo una tantum che termina quando il nuovo sistema diventa operativo. La soluzione deve continuare ad evolversi per supportare nuove esigenze e tecnologie aziendali. Il team di progetto deve continuare a gestire il progetto dopo la distribuzione, risolvendo i problemi e supportando i nuovi requisiti man mano che si presentano.
Una volta implementati, le aziende spesso utilizzano i sistemi ERP per più di un decennio, quindi è fondamentale eseguire una revisione periodica per valutare se il sistema soddisfa ancora le esigenze dell’organizzazione. I sistemi locali più vecchi possono essere più difficili da aggiornare rispetto ai principali sistemi basati su cloud, che rendono automaticamente disponibili agli utenti nuove funzionalità e innovazioni. Un sistema ERP obsoleto può iniziare a ostacolare il business, quindi vale la pena valutare periodicamente se è meglio rimanere con il sistema attuale o iniziare il vasto progetto di ricerca di un sostituto.